Paramètres Généraux
Les paramètres de l'application
Suivant le Niveau d'accréditation de l'utilisateur l'accés au paramètres peuvent êtres limités.
Nous décrivons ici les paramétrages du superviseur,
Les paramètres sont regroupés sous 5 chapitres :
Pour accéder a un paramétrage faites circuler la souris sur l'image correspondante et "verrouillez" l'accés par un clic.
Pour dé-verrouiller refaire un clic.
Pour les sous-chapitre de paramétrage utilisez le même fonctionnement.
Ces paramètres permettent de définir les informations relatives à chaque utilisateur de l'application:
La sélection dune lien de la table affiche les caractéristique de cet utilisateur.
Par défaut le premier utilisateur est "administrateur" de l'application a possède tous les droits qui sont non modifiables.
Les actions possibles sont :
Ajouter un nouvel utilisateur
Modifier un utilisateur existant
Supprimer un utilisateur
Les informations a définir :
Nom et prénom de l'utilisateur,
L'identifiant (toujours en majuscule)*,
Le mot de passe de connexion*,
L'établissement d appartenance (si plusieurs établissement, fonctionnalité non opérationnelle dans cette version),
Le niveau de droit* (par défaut les droits sont définis Op1, Op2, etc... et peuvent êtres renommées, augmentés en nombres, diminués en nombre etc.: exemple vendeur terrain, vendeur magasin, magasinier..),
L'option facturation pour un autre utilisateur (qui permet au secrétaire de choisir opérateur pour lequel il saisit une facture, si cette option n'est pas coché chaque opérateur facture sous son identifiant),
Adresse
Téléphone
Mobile
N° de Sécurité Sociale
Date de Naissance
Supprimé (indicateur de suppression de l'utilisateur : équivalent a l'action supprimer, l'utilisateur n'est pas supprimé mais n’apparaît plus dans les utilisateurs, il est conservé pour les opérations menées avant sa suppression)
* Seules ces informations sont nécessaire au fonctionnement de l'application dans cette version, les informations complémentaires sont indicative et consultatives.
Elle sont composées de 4 sous chapitres indépendants :
Les fichiers des données générales sont accessibles par ce paramétrage, des données de bases peuvent être saisies par défaut et sont modifiables et/ou supprimable suivant les cas.
il s'agit des fichiers :
Les paramètres fonctionnels sont le cœur de vos paramétrages.
Ils conditionnent le fonctionnement de l application suivant vos usages et habitudes.
L′ensemble de ces paramètre est accessible en faisant défiler les flèche de navigations.
Tout ces paramètres sont généralisés à l'ensemble des postes de travail. La modification sur un poste s'applique à tous les utilisateurs.
Les paramètres suivant sont à votre disposition :
Permet de choisir le type d′impression par défaut de chaque facture émise (Soit un ticket de caisse, soit une facture, soit une facture + bon de livraison). Ce choix n'est pas définitif et à chaque saisie de facture il peut être modifié.
Définit le 1° mois de l'exercice social pour le calcul des statistiques sur l'exercice.
Propose le taux de TVA proposé par défaut lors de la saisie des produits et de la réalisation des factures de services. Ce choix n'est pas définitif et à chaque saisie de facture et/ou produit il peut être modifié.
L′affichage des facture et/ou commandes devis peut s′avérer long suivant le nombre de factures/jour que vous réalisez..
Les factures ancienne sont moins souvent consultées.
Vous pouvez choisir le filtre d′affichage des factures sur le dernier mois, 2 mois, 3 mois, 6 mois, 1 an toute les factures (pas de filtre). Ce choix n'est pas définitif, le filtre peut se sortir dans l'affichage des factures et devis.
Selon que vous facturez des client professionnels ou particuliers il est préférable d'afficher les lignes de factures en Hors Taxes ou TTC. Pour les professionnels choisissez HT pour les particuliers choisissez TTC
Vos produits sont identifiés par une référence interne. Le calcul de cette référence unique par produit est fait suivant les critères que vous choisissez ici.
Votre première facture aura le N° suivant celui saisi ici. Ce paramètre n'est utilisable qu'une seule fois. Les n° de factures se suivent et sont tous distincts.
Ce paramètre permet à l′application de vous proposer le type de facturation le plus souvent utilisé. Si vous facturez plutôt des clients sans connaître leur nom choisissez Facture comptoir, si vos clients sont tous identifiés, choisissez Facture client désigné, si vous ne facturez qu'aprés avoir fait un devis ou saisie un commande choisissez Facture sur devis / commande.
Ce paramètre vous permet de définir le mode de calcul du prix de vente sur les produits par rapport au prix d'achat en utilisant un coefficient:
Ce calcul n'impose pas le prix de vante qui est modifiable a chaque réalisation de facture/devis/commande.
Montant du coefficient HT à HT ou HT à TTC suivant le choix précédent.
Mise ne place par défaut du choix devis/commande/pro-format. Ce choix n'est pas définitif il peut être modifié a chaque réalisation d'un devis/commande/pro-format.
Les unités des produits ou services que vous vendez sont adaptable ici:
Définissez ici les unités de mesure par défaut. (Unités retenues dans l'impression des étiquettes)
Choisissez le type de code barre imprimé sur vos documents de gestion des produits.
Choisissez le type de référence par défaut que vous traitez par code barre en lecture produit. Ce choix n'est pas définitif il peut être modifié a chaque utilisation du lecteur code barre.
Le N° de téléphones peuvent êtres formatés au format Français (xx.xx.xx.xx.xx) ou au format international (saisie libre) (saisie et affichage)
Choix de la sélection par défaut du type de facturation. Vous permet d'utiliser le composant de facture le plus utilisé. Ce choix n'est pas définitif il peut être modifié à chaque facturation
Toutes les fonctionnalités de l′application ne vous sont pas utiles. Vous allez choisir celles dont vous avez besoin. Ce choix n'est pas définitif il peut être modifié à chaque instant.
Certaines de ces fonctionnalités imposent le redémarrage de l'application.
Les services peuvent ne pas être traités.
Suivi des comptes client et de l'encours de chaque client (cette option est informative et ne bloque pas la vente au delà du montant indiqué pour le compte client)
Définit des ensembles de produits constitués de produits à l'unité. un produit "Ensemble" est composé de produits "Composants" de votre stock. la quantité de chaque composant est définissable, les prix de reviens est calculé en fonction des prix de reviens de chaque composant, le détail de l'ensemble est modifiable à chaque étape de la relation client. (Devis; Facturation, etc.)
L'option communication est subordonnée à l'acceptation de la facturation des SMS. Cette option est validé par la Maintenance VAUBAN avec un identifiant et un mot de passe spécifique. Le traitement des SMS retour et des messages de services entraîne la mise ne place de la communication par courriel. Vous pouvez avec l'option Communication ajouter vos propres boite a lettre courriels. Véritable CRM cette option relie les contacts, clients, fournisseurs avec leurs moyens de communication.
Permet d'utiliser l′application sur plusieurs sociétés simultanément.
Ces options sont locales au poste de travail. La modification sur un poste ne s'applique qu'à ce poste.
Vous pouvez lancer VAUBAN au démarrage de votre session WIndows et le miniaturiser.
Si l'option communication est active cous pouvez miniaturiser la fen^tre de gestion de communication au démarrage de l'application.
Si vous êtes le seul utilisateur ou le plus régulièrement sur ce poste, vous pouvez vous déclarer utilisateur par défaut. Votre identifiant et votre mot de passe ne vous seront plus demandés.
Cette option ne bloque pas la fonction de changement d'utilisateur : Retour Identification
ATTENTION : toute les opérations sont enrgistrés au nom de l'opérateur ainsi défini.
Les informations de la société sont enregistrées et datées de façon à suivre l'évolution dans le temps des données.
Une facture datée avant les changements conservera les donénes d'avant le changement, les nouvelle factures portent les nouvelles informations.
Vous pouvez
Les données que vous devez fournir sont :
Toutes ces données sont reportées dans les différents documents gérés par VAUBAN (factures, devis, relances client, etc.)
Si votre entreprise possède des établissements secondaires vous pouvez les définir ici :
Vous définissez ici l'affichage des menus suivant le type d'opérateur.
tous vos opérateurs n'ont pas accès aux commandes fournisseurs, ou à la facturation, etc...
Pour chaque type d′opérateur défini dans le fichier "Droits" choisissez les menus auxquels il aura accès.
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